蘇人社發(fā)[2023]153號 江蘇省人力資源和社會保障廳關于印發(fā)《省人社一體化信息平臺會計檔案管理規(guī)范》的通知

江蘇省人力資源和社會保障廳關于印發(fā)《省人社一體化信息平臺會計檔案管理規(guī)范》的通知

蘇人社發(fā)[2023]153號 2023-12-29

各設區(qū)市、縣(市、區(qū))人力資源社會保障局，廳各處室、直屬單位：

　　現將《省人社一體化信息平臺會計檔案管理規(guī)范》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　附件：省人社一體化信息平臺會計檔案管理規(guī)范

江蘇省人力資源和社會保障廳

2023年12月29日

江蘇省人社一體化信息平臺會計檔案管理規(guī)范

　　第一章 總則

　　第一條 本規(guī)范規(guī)定了江蘇省社會保險基金、就業(yè)專項資金會計檔案管理的術語和定義、原則、崗位與人員職責、管理規(guī)則。

　　本規(guī)范適用于全省各級人力資源和社會保障機構。

　　第二條 下列術語和定義適用于本文件。

　　電子文件：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。

　　電子檔案：具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

　　會計檔案：單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　會計電子檔案：以磁性介質形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反應經濟業(yè)務的重要歷史資料和證據。

　　元數據：描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。

　　第三條 人力資源社會保障機構應加強本單位會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

　　第四條 人力資源和社會保障機構對會計檔案中記載的信息負有保密責任。

　　第五條 各級人力資源和社會保障機構可視條件自行開展本單位的檔案電子化工作。

　　第二章 崗位職責

　　第六條 會計人員必須認真遵守法律、法規(guī)，按照《中華人民共和國會計法》辦理會計事務，忠于職守、廉潔奉公，熱愛本職工作，盡職盡責。

　　第七條 會計人員應該認真學習貫徹執(zhí)行有關的財經政策、法令制度，遵守財經紀律。

　　第八條 嚴格審核原始憑證，并根據審核無誤的原始憑證編制記賬憑證。

　　第九條 按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，設置會計科目和會計賬簿，進行會計核算。

　　第十條 按照會計制度規(guī)定記賬，做到及時結賬、賬證相符、賬賬相符、賬實相符。

　　第十一條 根據賬簿記錄編制會計報表，做到內容真實、數字準確、賬表相符、簽章齊全，經財務主管領導審核后及時報送。

　　第十二條 會計人員應主動匯報工作。定期檢查預算執(zhí)行情況，調整和優(yōu)化支出結構，強化節(jié)約意識，提高資金使用效益，保證單位各項工作順利進行。

　　第十三條 加強資金管理，合理的組織預算收入，嚴格按有關財政規(guī)定辦理支出。

　　第十四條 會計人員應及時做好往來款項的核算和清理工作。

　　第十五條 會計人員要依法對本單位實行會計監(jiān)督，對違法的收支不予辦理。

　　第十六條 會計人員應定期與出納員、財產保管員核對賬目，發(fā)現賬簿記錄與銀行帳不符，或與財產賬目不符，應查明原因并寫出書面證明，經有關部門或領導批準，按照有關規(guī)定進行處理。

　　第十七條 按照會計制度規(guī)定，及時整理、妥善保管會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，并按時歸檔。

　　第十八條 會計人員應依照法律和國家有關規(guī)定，接受財政、審計等機關的監(jiān)督，如實提供會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其它會計資料，不得拒絕、隱匿、謊報。

　　第三章 收集

　　第十九條 收集是指對電子文件、電子檔案及其元數據進行收集和存儲的方法與過程。

　　第二十條 會計檔案的收集范圍是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體包括：

　　(一)會計憑證包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

　　(四)其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　第二十一條 會計檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領導、分級管理”的基本原則。

　　第二十二條 會計檔案的收集活動必須自覺地遵循會計檔案的形成規(guī)律。

　　第二十三條 會計檔案的收集工作必須保證會計檔案的齊全完整、信息準確。

　　第二十四條 會計檔案的收集工作要注意質量優(yōu)化、成分充實。

　　第四章 整理

　　第二十五條 會計檔案一般分為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料，統(tǒng)一采用：“類別——會計年度——保管期限”進行分類。

　　第二十六條 會計檔案分類后按年度分檔案，每一年度內的會計檔案根據保管期限的長短依次排列。每個類別的檔案分別編制流水案卷號，每年度順延，形成案卷目錄。

　　第二十七條 根據中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法規(guī)定》，確定會計檔案保管期限。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。詳見下表：

類別名稱 （代碼）	二級類目 代碼（代號）	保管期限
會計檔案 （KU）	會計憑證（KU·1）	30年
	會計賬簿（KU·2）	30年
	財務會計報告（KU·3）	永久/10年
	其他會計資料（KU·4）	永久/30年/10年

　　第二十八條 應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　第二十九條 會計憑證檔號的構成：行政區(qū)劃代碼-全宗號-分類號-目錄號-案卷號。

　　(一)行政區(qū)劃代碼：S省本級，A南京，B無錫，C徐州，D常州，E蘇州，F南通，G連云港，H淮安，J鹽城，k揚州，L鎮(zhèn)江，M泰州，N宿遷

　　(二)全宗號編制方法：是各級檔案館為已進館或可能進館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。例如：A218表示XX市人力資源和社會保障局。

　　(三)分類號編制方法：門類代碼·二級類目代碼。

　　(四)會計檔案歸檔內容、保管期限、險種及目錄號的編制如下表：

會計檔案種類		保管 期限	險種	目錄號	檔案門類
會計憑證	記賬憑證	30年	企業(yè)職工養(yǎng)老保險	150	會計檔案
			機關事業(yè)養(yǎng)老保險	151
			城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險	152
			工傷保險	153
	原始憑證		失業(yè)保險	154
			職業(yè)年金	155
			就業(yè)專項資金	156
			失業(yè)保險基金支持職業(yè)技能提升行動資金	157
			… …	… …
會計賬簿	總賬	30年		158
	明細賬	30年
	日記賬	30年
	總賬余額表	30年			會計檔案
財務會計報告	月報	10年		159
	季報	10年
	年報	永久		160
	決算	永久
	預算	30年			文書檔案
其他會計資料	銀行對賬單	10年		161	會計檔案
	余額調節(jié)表	10年
	社會繳費明細表	30年		162
	會計檔案目錄清冊	30年
	會計檔案銷毀清冊	永久		163

　　(五)以下屬于會計部門形成的文書檔案，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不能列入會計檔案管理范疇：財務管理工作的方針、政策、法規(guī)文件;財務管理工作的規(guī)劃、計劃、總結、預算、報告、通知等;財務工作的請示、批復;財務管理的制度、規(guī)定、辦法;固定資產新增、報廢、調撥文件材料;本單位稅務登記、交納、減免、返還等工作文件材料;資金管理、會計管理文件材料;審計工作制度、總結;審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復、結論、調查與證明等文件材料;審計工作方案、計劃、報告、紀要等。

　　(六)工資年度報表，職工工資、獎金及各種福利待遇審批名冊，養(yǎng)老保險繳納名冊，調整、新增審批表，職工聘用、轉正等審批表、協議書，事業(yè)統(tǒng)計報表，清產核資材料，干部職工調動的工資介紹信等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。

　　(七)案卷號編制方法：一般情況用四位數字代替，如0001、0002等。

　　(八)例如M-A218-KU·1-150-0001，表示XX市人力資源和社會保障局社會保險基金及其他專項資金會計憑證企業(yè)職工養(yǎng)老保險第一卷。

　　第三十條 排列會計檔案案卷，在一個類別的會計檔案內，按年度、保管期限將檔案順序排列。

　　第三十一條 會計檔案案卷目錄項目包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內張數、備注。

　　(一)案卷號：根據整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。

　　(二)類別：填寫案卷會計檔案所屬類別，如“會計憑證類”、“會計賬簿類”、“財務會計報告類”等。

　　(三)題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。

　　(四)起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的時間，年月日用8位阿拉伯數字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補0，如下圖：

　　(五)保管期限：根據整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上保管期限填寫。

　　(六)卷內張數：指會計憑證總數、賬頁總數或財務報告的總張數，根據卷內會計檔案的具體張數填寫。

　　(七)備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項。

　　第三十二條 會計檔案卷內目錄項目包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注。

　　(一)順序號：以卷內文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。

　　(二)責任者：填寫對檔案內容負有責任的團體或個人，即文件材料的署名者。

　　(三)文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。

　　(四)題名：即文件材料標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。

　　(五)日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如“20232310”。

　　(六)頁號：填寫每份文件材料的首頁，最后一件文件必須注明起始頁和結束頁。

　　(七)備注：在需要說明情況的文件欄內打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。

　　(八)會計檔案卷內目錄適用于財務會計報告和其他會計資料的整理。

　　(九)會計檔案卷內目錄必須打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由財務部門裝訂成檢索目錄保管，一份向本單位檔案管理中心移交。

　　第三十三條 會計檔案卷內備考表項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間，放置在卷內全部文件之后。

　　(一)盒內文件情況說明：填寫卷內文件材料(財務會計報告類和其他會計資料類)缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷歸檔后發(fā)生或發(fā)現的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。

　　(二)立卷人：應填寫負責整理本卷歸檔文件的責任者。

　　(三)檢查人：應填寫負責檢查本卷歸檔文件整理質量的審核者。

　　(四)立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。

　　(五)檢查時間：填寫審查案卷質量的年月日。

　　(六)卷內備考表適用于財務會計報告和其他會計資料類會計檔案的整理。

　　第三十四條 按照會計檔案卷內目錄、賬頁、卷內備考表的順序三孔一線進行裝訂，先從上邊或下邊的孔穿線，中間的孔留一個套，把扣系在后面。

　　第三十五條 一般單位編大流水號，即會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料分別編各年度累計的大流水號。如一個單位2023年成立的，這一年有12本憑證，編1-12號，那么2023年就從13號開始編號?？缒甓却罅魉幹瓢妇硖?，案卷號一般不超過999,當年不斷號。編號超過1000時，要另給目錄號，重新從1開始編流水號。

　　第三十六條 整理好的會計檔案應裝盒，會計憑證裝入會計憑證盒并填寫會計憑證封面，會計賬簿、財務會計報告等裝入會計檔案盒。

　　第三十七條 會計憑證封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數、冊次、記賬憑證起止號、會計主管、裝訂人、裝訂時間。

　　(一)單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，應使用單位規(guī)范全稱或規(guī)范簡稱。

　　(二)會計憑證名稱：填寫財務憑證類別。

　　(三)時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

　　(四)冊數：填寫本冊會計憑證的起止年月日時間界定內會計憑證的冊數。

　　(五)冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

　　(六)記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

　　(七)會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。

　　(八)裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。

　　(九)裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結束的時間。

　　(十)案卷號：同一分類號下的案卷流水號，用四位阿拉伯數字標識，不足四位的用“0”補充。

　　第三十八條 在會計憑證封面填寫完整的情況下，會計憑證盒正面項目可簡化為會計憑證、單位名稱。單位名稱填寫形成會計檔案的單位名稱，應使用單位規(guī)范全稱或規(guī)范簡稱。

　　第三十九條 會計憑證盒盒脊項目包括會計憑證名稱、全宗號、目錄號、分類號、案卷號、冊次、年度、月、冊數、保管期限。

　　(一)全宗號：是各級檔案館為已進館或可能進館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

　　(二)目錄號：即案卷目錄冊的編號。

　　(三)分類號：會計憑證分類號是由門類代碼·二級類目代碼·三級類目代碼·險種代碼組成;會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料分類號是由門類代碼·二級類目代碼·三級類目代碼組成。

　　(四)案卷號：同一分類號下的案卷流水號，用四位阿拉伯數字標識，不足四位的用“0”補充。

　　(五)年度：憑證形成的年度。

　　(六)月：憑證形成的月份。

　　(七)冊數：填寫本冊會計憑證的起止年月日時間界定內會計憑證的冊數。

　　(八)冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

　　(九)保管期限：根據該卷會計檔案的保管期限填寫。

　　第四十條 會計檔案盒正面項目包括單位名稱、案卷題名、時間、卷數、張數、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。

　　(一)單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，應使用單位全稱或規(guī)范簡稱。

　　(二)案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內容、類別。如：**單位2023年度(或上半年、下半年、季度)財務會計報告。

　　(三)時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

　　(四)卷數、張數：填寫本盒內會計檔案的卷數和張數。

　　(五)保管期限：根據該卷會計檔案的保管期限填寫。

　　(六)全宗號：是各級檔案館為已進館或可能進館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

　　(七)案卷號：填寫本盒內會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“-”隔開。

　　(八)盒號：填寫同一全宗、同一目錄內按照案卷順序號裝盒排列后檔案盒的編號。

　　第四十一條 會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗號、目錄號、分類號、案卷號、盒號、保管期限。年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他項目與正面相應項目填寫一致。

　　第五章 移交

　　第四十二條 檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案封面和脊背。填寫《會計檔案移交清單》或《會計檔案移交清冊》，移交單位檔案管理中心管理。

　　第四十三條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清單或會計檔案移交清冊。

　　第四十四條 會計檔案移交清單項目包括年度、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注等。

　　(一)年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度、用4位阿拉伯數字填寫。

　　(二)移交部門及移交人：由單位內財務部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

　　(三)接收部門及接收人：由單位內檔案部門或接收會計檔案的有關部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

　　(四)監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理移交檔案手續(xù)的人員簽名。

　　(五)移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。

　　(六)備注：填寫移交范圍的會計檔案中需說明的情況。

　　第四十五條 會計檔案移交清冊項目包括年度、會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料類別、光盤、備注、移交部門、移交人、接收部門、接收人、監(jiān)交人、移交時間等。

　　(一)年度：填寫移交的會計檔案所屬會計年度。

　　(二)會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他：按照移交會計檔案的類別分別對應填寫本次移交檔案的盒或卷的數量。

　　(三)光盤：填寫移交光盤的數量。

　　(四)備注：填寫需要特別說明的情況。實行會計檔案電子化歸檔的單位，須在此標示電子會計檔案或紙質會計檔案。

　　(五)移交部門：填寫交出會計檔案的單位或部門名稱。

　　(六)移交人：由移交部門的經辦人員簽名或蓋章。

　　(七)接收部門：填寫接受會計檔案的單位或部門名稱。

　　(八)接收人：由接收部門的經辦人員簽名或蓋章。

　　(九)監(jiān)交人：由監(jiān)督人簽名或蓋章。

　　(十)移交時間：填寫移交會計檔案的日期。

　　第四十六條 交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第四十七條 紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

　　第四十八條 會計檔案移交清單或會計檔案移交清冊至少應當一式兩份，移交時應在紙質移交清冊上履行簽字手續(xù)，移交方和接收方各留存一份。

　　第六章 排架

　　第四十九條 排架應整齊有序，庫位標識清楚，排架方法應避免頻繁倒架。

　　第五十條 排架順序應統(tǒng)一，案卷一般應按從上到下，從左到右的順序排列。

　　第五十一條 案卷在柜架上應保持適宜的飽和度，避免排放過擠增加案卷摩擦或排放太松影響庫位有效利用。

　　第七章 保管

　　第五十二條 檔案保管工作中應遵循以下原則：

　　(一)會計檔案實體應避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過程中應始終有序。

　　(二)人力資源和社會保障機構應設置專門的檔案庫房，采取防護設備和管理措施維護檔案實體的完整與安全。檔案裝具的配置應符合DA/T 6的規(guī)定。

　　(三)檔案庫房宜按照會計類別、年度、保管期限劃分區(qū)域，入庫檔案應按統(tǒng)一規(guī)則定位。

　　(四)檔案管理人員應定期清點庫存檔案，檢查受損情況，并對受損檔案采取措施進行搶救和修復。

　　(五)有條件的人力資源和社會保障機構宜采用檔案庫房安全保護智能化綜合管理、物聯網等技術提高庫房管理水平。

　　第五十三條 庫房管理應遵循以下要求：

　　(一)檔案庫房應指定專職的檔案管理人員管理，其他人員未經批準不得進入。進入時，應由專職檔案管理人員陪同并登記入庫人員、入庫事由和進出時間。

　　(二)檔案庫房應配備必要的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護設備。

　　(三)檔案庫房內溫、濕度范圍應符合JGJ25的規(guī)定。每日應定時登記庫房內溫、濕度情況并及時調節(jié)。

　　(四)檔案庫房內的設備應定期進行保養(yǎng)和維護。

　　第八章 鑒定

　　第五十四條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

　　第五十五條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

　　第五十六條 經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

　　(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，銷毀清冊永久保存。

　　(四)電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。

　　(五)保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

　　(六)單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第五十七條 會計檔案銷毀清冊項目包括編制部門、序號、檔案名稱、起止年度、檔案編號、卷內文件件數、卷內文件頁數、應保管期限、已保管期限、備注、單位負責人、檔案機構負責人、會計機構負責人、信息系統(tǒng)管理機構負責人、檔案機構經辦人、會計機構經辦人、信息系統(tǒng)機構經辦人、監(jiān)銷人等。

　　(一)編制部門：填寫編制本表的單位檔案管理機構。

　　(二)序號：填寫銷毀檔案的順序號

　　(三)檔案名稱：填寫擬銷毀檔案的題名

　　(四)起止年度：填寫擬銷毀檔案所屬會計年度起止區(qū)間。

　　(五)檔案編號：檔案的分類編號。

　　(六)卷內文件件數：填寫擬銷毀檔案案卷內包含的文件件數。

　　(七)卷內文件頁數：填寫擬銷毀檔案案卷內包含的文件頁數。

　　(八)應保管期限：填寫擬銷毀檔案按照《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號)，以及《關于新舊<會計檔案管理辦法>有關銜接規(guī)定的通知》(財會[2023]3號)有關規(guī)定填寫保管期限。

　　(九)已保管期限：填寫擬銷毀檔案實際已保管期限。

　　(十)備注：填寫需要特別說明的情況，實行會計檔案電子化歸檔的單位，需在此標示電子會計檔案和紙質會計檔案。

　　(十一)單位負責人：由本單位負責人簽字或蓋章。

　　(十二)檔案機構負責人、會計機構負責人、信息系統(tǒng)管理機構負責人：由檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構負責人簽字或蓋章，其中信息系統(tǒng)管理機構負責人僅在涉及電子會計檔案銷毀時簽字或蓋章。

　　(十三)檔案機構經辦人、會計機構經辦人、信息系統(tǒng)管理機構經辦人：由檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構具體辦理檔案銷毀程序的工作人員簽字或蓋章，其中信息系統(tǒng)管理機構經辦人僅在涉及電子會計檔案銷毀時簽字或蓋章。

　　(十四)監(jiān)銷人：由監(jiān)銷人簽字或蓋章。

　　(十五)注：會計檔案銷毀清冊應當一式多份，檔案管理機構、會計管理機構、信息系統(tǒng)管理機構方(如涉及電子會計檔案銷毀)各方在紙質會計檔案銷毀清冊上履行簽章手續(xù)，并各留一份。

　　第五十八條 會計檔案保管清冊項目包括單位名稱、案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內張數/件數、備注等。

　　(一)單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

　　(二)案卷號：案卷的順序編號，用以固定和反映檔案的排列順序。

　　(三)類別：分為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料四大類。

　　(四)題名：會計憑證類檔案可以空缺題名，其余檔案的題名可以由整理立卷的會計人員自擬。案卷題名應準確概括會計檔案的形成單位、時間、內容、類別。文字力求簡練、明確。

　　(五)起止時間：填寫本案卷會計檔案的起止年月。

　　(六)保管期限：按照《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號)填寫保管期限。

　　(七)卷內張數/件數：紙質會計檔案在此填寫本案卷內所含張數，不能按照粘貼或裝訂后的整頁或整本填寫數量。例如：5張發(fā)票粘貼在一張A4紙上，卷內張數應為5張而不是1頁;一份會計報表有10頁，卷內張數應為10頁而不是1份。電子會計檔案以件為單位整理，一份電子文件即為1份。

　　(八)注：填寫需要特別說明的情況。實行會計檔案電子化歸檔的單位，須在此標示電子會計檔案或紙質會計檔案。

　　第五十九條 對經過鑒定可以延長保管期限的會計檔案應在全宗卷、卷內備考表、案卷目錄備注里寫明原因，并附上鑒定表。

　　第九章 統(tǒng)計

　　第六十條 人力資源和社會保障機構會計檔案管理部門應及時登記會計檔案的收進、移出、保管、利用和銷毀等情況，并對檔案機構、人員、經費投入、接收、移出、庫存、編目、利用和設施設備等情況進行統(tǒng)計。

　　第六十一條 人力資源和社會保障機構會計檔案管理部門應定期統(tǒng)計分析各會計檔案立卷歸檔進度、庫存檔案的數量結構等情況。

　　第十章 利用

　　第六十二條 人力資源和社會保障機構會計檔案管理部門應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。

　　第六十三條 人力資源和社會保障機構會計檔案管理部門保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的,應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

　　第六十四條 會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內歸還。

　　第六十五條 人力資源和社會保障機構會計檔案管理部門應記錄并定期分析會計檔案利用效果，根據會計檔案信息編制反映本單位社會保險經辦工作情況的專題概要等參考資料，為管理決策和經辦服務提供參考信息。