百科知識
“私車公用”是否都必須簽訂租車協(xié)議?
小A,領(lǐng)導(dǎo)讓你去他辦公室一趟。小昭姐對正在處理單據(jù)的小A說道。
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嗯,小A放下手里的活,來到了領(lǐng)導(dǎo)辦公室。
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小A,怎么樣,新工作感覺如何?
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嗯,還不錯,辦公室姐姐們都挺照顧我的,崗位職責(zé)我也認(rèn)真學(xué)習(xí)了,都是按照崗位分工在逐步開展工作,其中有什么不懂的地方都是邊做邊問邊學(xué)。
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你的學(xué)習(xí)能力我沒有任何質(zhì)疑,相信你會很快適應(yīng)的。這次叫你過來主要有個任務(wù)。
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最近公司連同企業(yè)管理部門,人力資源部門準(zhǔn)備制定一個企業(yè)私車公用的管理制度,關(guān)于財務(wù)流程以及單據(jù)相關(guān)的部分由我們部門負(fù)責(zé)起草,聽說你最近在學(xué)習(xí)公司各項制度,剛好,我想聽聽你關(guān)于這部分的一些見解,特別是稅務(wù)方面的一些規(guī)定。
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嗯,好的,那我把我的一些見解想法整理一個發(fā)你吧。
小A接到新任務(wù)后陷入了思考
如果單位沒有公務(wù)用車,意思就是公司的資產(chǎn)上沒有車輛。
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那么公司要使用車輛怎么辦?租一個車(這個車可以是員工的車,也可以是租車行的),或者讓員工自己開車去辦企業(yè)的公事。
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向外單位租車行租車這個不討論,按照正常經(jīng)濟(jì)行為辦理就行了,領(lǐng)導(dǎo)提出的私車公用指的是企業(yè)使用員工車輛辦公事。比如:
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1、員工有個車輛,單位租用了供單位辦事人員使用,期間員工對車輛沒有支配權(quán)。
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2、員工自己的車平時都是自己使用,平時為單位市內(nèi)辦事,市外短途出差開了自己的車,下班就開回家了。
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把員工的車租用這個不是很現(xiàn)實,員工的車都是自己要上下班使用的,一般也沒誰愿意把車租給公司,公司要租車還不如直接在租車行租用,這樣不管是**提供,還是車輛的風(fēng)險相關(guān)管理相對租用職工的車輛都要好操作一些。
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公司所提出的私車公用制度,其實主要指的上述第2種情況,員工辦公事,沒有公車使用,自己開自己的車輛,然后對其使用規(guī)則的一個規(guī)定。
明確了一個范圍,小A開始深入分析了
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1? ?以交通補(bǔ)貼的方式處理
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按照級別給不同級別的人發(fā)放不同金額的車輛補(bǔ)貼,當(dāng)然這部分補(bǔ)貼就是工資薪金的組成部分,同一級別的人每個月補(bǔ)貼金額是一致的,那么有了這個津貼,你平時辦事這些就不再單獨(dú)報銷任何費(fèi)用。
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這是一個好辦法,一方面不需要**報銷「當(dāng)然也有采取用**報銷方式領(lǐng)取補(bǔ)貼」,但不管你是現(xiàn)金方式還是報銷方式向職工支付的收入,均應(yīng)該視為個人取得公務(wù)用車補(bǔ)貼收入,按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
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所以,如果采用這種方式,建議不用讓員工提供**了,不管從財會2009 242號文的規(guī)定還是個稅的規(guī)定,這種形式都要計入工資總額并交納個人所得稅。
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另一方面,標(biāo)準(zhǔn)固定,方便核算和管理。單位人人有份,統(tǒng)一發(fā)放的補(bǔ)貼計入工資計稅也沒有稅務(wù)風(fēng)險。但是這里面有個問題,就是有失公平。
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補(bǔ)貼發(fā)放只考慮的級別差異,但是同一級別的人由于工作性質(zhì)不一樣,出門辦事的頻率肯定不一樣,有些人可能一個月也難得出門一次,而有些人可能天天跑,這種公平性就有欠缺。
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比如同樣財務(wù)部,小A之前跑稅的崗位每個月要自己開車去N次稅務(wù)局,現(xiàn)在費(fèi)用報銷崗一個月每一次外出,但是級別一樣,補(bǔ)助一樣,這顯然不公平?
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為了公平合理,按照工作性質(zhì)也額外加了一個崗位額外補(bǔ)貼「特殊崗位多發(fā)點(diǎn)」,來平衡這種差異,這樣做的話就更合理了。
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但是,你考慮的再周全也有臨時額外任務(wù)的發(fā)生,固定的補(bǔ)貼永遠(yuǎn)考慮不到臨時任務(wù)。
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這種情況下也好辦,那就是單位在每個月度薪酬考核時候,可以加入出車單制度,員工對自己額外的非崗位本職工作的臨時出車事項以及里程「這個需要公司以制度方式定下來,主要要包括里程的補(bǔ)貼金額」以填寫出車單方式提出補(bǔ)貼申請。
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經(jīng)過審核「這個審核流程就看公司具體的管理要求」后增加到每個月工資里面。這點(diǎn)有點(diǎn)類似加班費(fèi),多加班了就多報點(diǎn)。
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好了,以上就是一種做法,采取車輛補(bǔ)貼方式來處理。
這種處理方式的優(yōu)點(diǎn):
核算簡單,可以不需要**直接發(fā)放,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,企業(yè)容易計算和管理。
這種處理方式的缺點(diǎn):
全部計入員工個人工資,對于用車多的人來說,個人所得稅負(fù)擔(dān)重,形成我出去辦事多,我申請的補(bǔ)貼就多,補(bǔ)貼的金額如果在剛好能彌補(bǔ)了我的車輛費(fèi)用外就沒什么盈余了的話,我拿的多反而我的個人所得稅扣多,最后算下來我還虧了,干的多拿的少的現(xiàn)象又出現(xiàn)了。這比較要命!
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2 建立報銷制度?據(jù)實報銷方式
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好了,我們再來看私車公用的其他處理方式,很多單位不想把這個當(dāng)成一個人人都按標(biāo)準(zhǔn)享有的補(bǔ)貼來發(fā),他們覺得,我員工自己開車為公司辦事,事項合情合理,發(fā)生的費(fèi)用就應(yīng)該據(jù)實報銷。
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而且,這和我們?nèi)粘5某霾畹馁M(fèi)用一樣,不應(yīng)該屬于員工為本單位或者雇主提供取得工資的服務(wù),不應(yīng)該繳納個人所得稅。
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這個說法,小A覺得,沒毛病!該不該?該!
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為什么沒有問題?很簡單,《基本準(zhǔn)則》第十六條規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交易或者事項的經(jīng)濟(jì)實質(zhì)進(jìn)行會計確認(rèn)、計量和報告,不應(yīng)僅以交易或者事項的法律形式為依據(jù);第三十三條規(guī)定費(fèi)用是指企業(yè)在日?;顒又邪l(fā)生的、會導(dǎo)致所有者權(quán)益減少的、與向所有者分配利潤無關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益的總流出。
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公司私車公用發(fā)生的費(fèi)用完全是滿足會計準(zhǔn)則費(fèi)用定義的要求,是企業(yè)日?;顒又邪l(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的費(fèi)用,我按照經(jīng)濟(jì)實質(zhì)進(jìn)行會計確認(rèn),計量和報告,沒有任何問題!如果你不入賬反而不能反映企業(yè)真實業(yè)務(wù),那才是隱匿費(fèi)用,會計信息失真的表現(xiàn)。
那怎么做?
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有《準(zhǔn)則》,還得制定報銷憑制度?!稖?zhǔn)則》是個方向,具體企業(yè)管理中還得在準(zhǔn)則的框架下建立符合企業(yè)經(jīng)營管理的財務(wù)報銷制度,這樣大家都以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行報銷核算,在業(yè)務(wù)真實性考察上才更符合內(nèi)部控制和管理要求。
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更重要的是在稅務(wù)外部遵從上更合理,更能避免一些不必要的稅務(wù)風(fēng)險。
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沒有規(guī)矩就不成方圓,如果這個人報銷是這個標(biāo)準(zhǔn),其他人又是另外一個標(biāo)準(zhǔn),那對于費(fèi)用真實性問題就存在漏洞,也會導(dǎo)致會計信息失真。
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所以,建立制度是關(guān)鍵!
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可以單獨(dú)制度一個私車公用報銷制度,也可以在公司差旅費(fèi)報銷制度下加入私車公用的規(guī)定。
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制度其實主要規(guī)定報銷流程和報銷相關(guān)單據(jù),當(dāng)然私車公用涉及員工安全問題我覺得也很有必要規(guī)定一下「這個小A覺得人力資源部門會考慮」。
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報銷流程和單據(jù)就是具體怎么做?填寫那些單據(jù),準(zhǔn)備那些票據(jù)?
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包括出差前出車申請單「出差時間、出差地點(diǎn)、出差事由等」,出差完成后的出差總結(jié)報告,出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數(shù)、發(fā)生的實際費(fèi)用等」
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具體出差過程中的過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用可以憑票填寫報銷單,油費(fèi)這塊處理主要可以采用里程數(shù)來計算金額,比如制度里面規(guī)定主要的出差地點(diǎn),一般長途出差公司不會允許自己開車的,都是省內(nèi)出差,所以把省內(nèi)主要的市州公里數(shù)以制度的方式固定下來,實際出差就按照制度規(guī)定的里程采取每公里定額報銷多少錢的方式計算。
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制度建立好了后呢?
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可能稅法現(xiàn)在真的太嚴(yán)格了,所以大部分會計看問題很多時候都沒從會計核算角度看問題,首先就是稅法滿足條件不,感覺就是只要稅法允許,我就能報銷,其實這根本就是兩回事。
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我們在日常核算中肯定是先考慮會計制度要求,稅法的合規(guī)性要求我們也必須審視,報銷制度如果和稅法規(guī)定有差異,要么你就調(diào)整制度,要不你就進(jìn)行納稅調(diào)整。
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正常情況下,既滿足核算要求,又不會稅務(wù)風(fēng)險,所以會計制度制定完后,我們就要看看稅法上符合要求不,然后再反過來調(diào)整制度,讓其滿足稅會雙要求。
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稅務(wù)上怎么說?
個人所得稅方面,這些費(fèi)用都是員工發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的費(fèi)用,和任職取得工資的行為沒有任何關(guān)系,性質(zhì)等同于差旅費(fèi),小A覺得完全不需要代扣個人所得稅。
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以實際發(fā)生的費(fèi)用來報銷也不屬于國稅函2006年245號文中規(guī)定的取得的補(bǔ)貼收入,這僅僅是個人因公出差實際發(fā)生費(fèi)用的報銷而已。
千萬不要聞稅色變
稅務(wù)的有些規(guī)定其實主要是堵塞稅收漏洞,比如這個私車公用的漏洞。
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1、稅務(wù)局主要擔(dān)心的風(fēng)險就是通過憑票報銷的方式發(fā)放人人有份的補(bǔ)貼,把工資變相的以這種方式發(fā)放,來規(guī)避個人所得稅。所有有了245號文的規(guī)定。
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2、擔(dān)心虛報費(fèi)用的方式來增加公司經(jīng)營成本,偷逃企業(yè)所得稅,比如用大量加油票來報銷,都是虛假業(yè)務(wù)。所有需要審核你的業(yè)務(wù)真實合理性。
?但是稅務(wù)局決定不會以此來一刀切到企業(yè)正常經(jīng)營活動的事項安排。
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我們不能因為這個就覺得正常的經(jīng)營業(yè)務(wù)制定制度報銷就都是不能操作的,都要扣個稅才對。
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只要我們制度健全,費(fèi)用合理,出差業(yè)務(wù)證據(jù)充分,我們又不是變相發(fā)補(bǔ)貼,又不是違規(guī)亂報銷,那這種操作方式小A覺得就能獲得稅務(wù)的認(rèn)可,而不是一言不合都不行。
總結(jié)
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日常生活中,我們會遇到很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型,書本上很多時候都沒法找到標(biāo)準(zhǔn)答案,特別是在現(xiàn)在這種經(jīng)濟(jì)社會,業(yè)務(wù)模式多種多樣,新業(yè)務(wù)層出不窮,我們更要學(xué)會思考變通,不要以財務(wù)固有思維來卡死業(yè)務(wù)的發(fā)展,而是在業(yè)務(wù)的多元化下積極尋找財務(wù)的支持,盡量規(guī)避業(yè)務(wù)發(fā)展的風(fēng)險。這也是管理會計的方向。提供決策支持。
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對于私車公用這個話題,也不要一見到就說必須簽協(xié)議開租賃**,也要分情況,總之,要多思考,找到一個行之有效且不違反稅法的做法,同時加強(qiáng)和稅務(wù)的溝通,獲得事前的共識!
后記
對于小A的分析,領(lǐng)導(dǎo)比較滿意,后面領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過和稅務(wù)部門的溝通后,將企業(yè)私車公用的報銷流程、單據(jù)要求整理成意見后會同公司其他部門一并制定出了一個符合公司經(jīng)營管理需要的私車公用制度,這個制度屬于公司差旅費(fèi)報銷制度的一部分,在全公司執(zhí)行。
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