魯會協(xié)[2023]20號 山東省注冊會計師協(xié)會關(guān)于推動行業(yè)檔案電子化管理的通知

山東省注冊會計師協(xié)會關(guān)于推動行業(yè)檔案電子化管理的通知

魯會協(xié)[2023]20號 2023-3-22

各會計師事務(wù)所：

　　為加強會計師事務(wù)所(以下簡稱“事務(wù)所”)檔案數(shù)字化管理，提升事務(wù)所內(nèi)部管理質(zhì)量，降低經(jīng)營成本，遵循國家監(jiān)管及行業(yè)檔案規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，圍繞檔案的“收、管、存、用”，省注協(xié)經(jīng)過調(diào)研、座談，充分了解會員檔案管理實際需求，細(xì)致考察檔案管理公司服務(wù)能力，發(fā)揮集采優(yōu)勢，努力為會員單位定制服務(wù)方案，爭取價格優(yōu)惠，與專業(yè)文檔服務(wù)公司銀雁科技達(dá)成協(xié)作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

　　有關(guān)檔案電子化集中管理，主要有兩種服務(wù)方案可供選擇。一是檔案集中托管。銀雁科技在省內(nèi)設(shè)立9個專業(yè)庫房，提供實體檔案移庫交接、裝箱、安全運輸、定期消殺、調(diào)閱等服務(wù)，可解決檔案存儲空間不足、管理分散問題，提高檔案安全性，降低管理成本。二是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。鼓勵有條件的事務(wù)所定制開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，深層次提高檔案管理工作。檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)內(nèi)部管理檔案、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工，幫助事務(wù)所整合檔案資源，形成統(tǒng)一信息檔案庫，強化內(nèi)控合規(guī)管理。事務(wù)所可著重考慮將新產(chǎn)生的檔案電子化。另外，如需檔案整理服務(wù)，可與銀雁科技對接，尋求專人進(jìn)行檔案分類、排序、裝訂等輔助服務(wù)(服務(wù)方案詳見附件1)。

　　事務(wù)所根據(jù)實際需要，自愿選擇適合方案，優(yōu)化檔案管理工作。請有購買意向的事務(wù)所，填報檔案管理需求意向表(詳見附件2，可匯總同一集團下不同經(jīng)營主體中的稅務(wù)、工程、監(jiān)理、咨詢等單位，按照文檔箱尺寸(42CM*32CM*30CM)合理預(yù)測需要托管的檔案數(shù)量進(jìn)行填報)，于4月15日前發(fā)送至監(jiān)管部郵箱sdcpajg@163.com，或可通過省注協(xié)QQ群私聊發(fā)送至監(jiān)管部聯(lián)系人。

　　下一步，省注協(xié)將聯(lián)合銀雁科技采取檔案管理公開課培訓(xùn)、上線快速鏈接通道、參訪先進(jìn)科技公司和知名學(xué)府等系列措施，為我省會計師事務(wù)所提供全面規(guī)范的檔案管理服務(wù)，穩(wěn)步促進(jìn)行業(yè)檔案信息化、集約化、規(guī)范化。

　　監(jiān)管部聯(lián)系人： 賈禮章 0531-82919698 王麗梅 0531-82919692

　　附件：

　　1.檔案管理服務(wù)方案

　　2.檔案管理需求意向表

山東省注冊會計師協(xié)會

2023年3月22日